• Общая информация
• Основные преимущества
• Типы контрактов

Компания «ГОТТИ» предлагает Вашему вниманию новые условия сотрудничества в обслуживании копировально-множительной техники (КМТ), а именно — контракты постраничной печати (PPU).

Эта программа позволит Вам избавиться от рутинной повседневной работы по заправке и восстановлению картриджей, проведения технического обслуживания, ремонта и замены оборудования, и сэкономить на этом временные и денежные ресурсы.

Аутсорсинг офисной печати и обслуживание офисной техники, или Managed Print Service (MPS), подразумевает передачу внешнему подрядчику всех процессов, которые связаны с функционирование печатного оборудования в организации. В отличии от услуг, носящих абонентский или разовый характер, MPS включают полный перечень процессов, необходимых для обеспечения печати. Контрактом такого формата обеспечиваются следующие процедуры:  

• поставка и поддержка в офисе клиента достаточного набора расходных материалов;
• регламентированная профилактика всего парка печатного и офисного оборудования, плановый и оперативный ремонт, предоставление временной подмены для вышедшей из строя техники;
• автоматический сбор и предоставление всем заинтересованным сторонам статистической информации по выполненным отпечаткам и всем прочим затратам с максимальной степенью детализации;
• управление доступом пользователей к функциям печатной техники;
• обеспечение вопросов информационной безопасности при выводе на печать;
• предоставление клиенту печатного оборудования в аренду;
• единый HelpDesk.

Однако приведенный перечень услуг не совсем точно отражает смысл MPS, так описывает лишь функциональную сторону проблемы. MPS необходимо рассматривать в рамках процессно-ориентированного подхода.

Основным целевым показателем и критерием эффективности в сегменте услуг MPS является средняя стоимость отпечатка. А наиболее распространенная форма оплаты услуг по такому договору (SLA, service level agreement) — постраничная. Именно наличие постраничной печати, т.н. click-контракта, можно считать отличительным признаком услуг класса MPS.

При этом, существует такой объективный момент, как наличие у любого заказчика неоптимизированного под услуги MPS парка печатных устройств — персональных принтеров и копиров старых моделей, не поддерживающих на аппаратном уровне функций журнализации отпечатков, удаленного контроля и т.п. Освобождение от этого парка, его вымывание и замена более адекватными задачам MPS оборудованием — процесс длительный. Таким образом, перевод офисной печати на аутсорсинг обслуживания офисной техники может происходить постепенно, когда часть парка эксплуатируется по-старому, а часть уже переведена на аутсорсинг обслуживания по постраничному контракту.

Мотивы и возможности для перехода на покопийное обслуживание

Можно выделить несколько основных возможностей, которые открываются для крупного заказчика при переходе к схеме комплексного аутсорсинга и постраничной печати.

Очевидно, что главным мотивом для обращения к теме MPS в компаниях является денежная сторона вопроса — снижение эксплуатационных расходов на печать и обслуживание офисной техники, а также контролируемость затрат. По имеющимся оценкам, затраты на вывод твердых копий (hardcopy) занимают от 3 до 15% стоимости всех операционных расходов компании в зависимости от рода ее деятельности. Поставщики же MPS услуг говорят о возможности гарантированно снизить эти расходы в среднем на 10-30%, в зависимости от результатов первичного аудита и дальнейшего внедрения системы покопийной печати.

Сокращение бюджета происходит на следующих основаниях:

• Оптимизация парка печатного оборудования, как правило, за счет его консолидации. «Тяжелые» принтеры и МФУ с высокими значениями производительности имеют более высокий ресурс и более низкую себестоимость отпечатка. С консолидацией напрямую связаны следующие два пункта.
• Снижение времени простоя единицы оборудования.
• Снижение энергозатрат.
• Унификация парка печатного оборудования.
• Снижение закупочной стоимости и логистических затрат на доставку расходных материалов и запчастей.
• Снижение затрат на регламентные и инцидентные работы.
• В случае арендованного парка — отсутствие первоначальных затрат на закупку и налоговых отчислений на основные средства. при лизинговой схеме поставок — ускоренная амортизация, снижение налога на прибыль и пр.
• Контролируемость процессов печати, снижение несанкционированных ее объемов, упразднение перерасходов бумаги (двусторонний режим) и расходных материалов (режим экономии тонера) там, где это возможно.
• Отсутствие переплат по всем направлениям финансирования как следствие перехода на постраничную форму оплаты.
• Снижение затрат на внутренний персонал.
• Снижение числа инцидентов и сокращение сроков ликвидации их последствий.
• 
  

Также, постраничная печать привлекает заказчиков перспективой высвобождения ресурсов ИТ-отдела и переключение его на более «интеллектуальные», чем слежение за запасом тонера в картриджах, задачи. Кстати, любопытно, но по результатам похожего опроса, проведенного компанией Quorica среди европейских компаний, именно высвобождение ИТ-персонала является даже более упоминаемым мотивом, чем прямая экономия денежных средств.

С одной стороны, по этому конкретному пункту программы покопийная печать ничем не отличается от любых других видов аутсорсинга — непрофильные процессы выгодно передавать профессиональным подрядчикам, и не только потому, что они более компетентны в предметной области, но еще и потому, что бизнес должен концентрировать ресурсы на основных для себя направлениях, — это четко сформулировано еще таким бизнес-гуру, как Джек Траут и Том Питерс, да и просто интуитивно понятно.

Аудит инфраструктуры печати в большом офисе — сложный момент, но при этом нельзя не отметить: общее количество производимых отпечатков, средний листаж документов в различных отделах, необходимость вывода на печать документов того или иного рода определенными сотрудниками, а также требуемое на конкретном участке качество печати — все эти вопросы можно оценить непосредственно. Скоростные параметры оборудования, его ресурс и средняя стоимость страницы — прописаны в стандартных спецификациях.

Все это делает результаты аудита более конкретными, их можно представить руководству в доступной форме. Как и потенциальные результаты оптимизации. В этой сфере фактически все доказуемо на цифрах, менее абстрактно, коридор вероятностей уже, математическая модель проще, чем на многих иных участках потенциального аутсорсинга.

Основные игроки рынка

Итак, сегодня главенствующую роль на рынке PPU играют две компании — HP и Xerox, каждая из которых олицетворяет одно из упомянутых направлений: ИТ-бизнес и профессиональную печать.

Даже если ваш парк техники является смешанным и включает печатное оборудования других производителей, компания «Готти» поможет Вам оптимизировать его под определенные задачи.

 

По всем интересующим вопросам Вы можете связаться с менеджером по PPU контрактам Владимиром Краморевым:
Тел: +7 (383) 360-00-44 (доб. 1121)
Моб: +7 (923) 229-01-04
ICQ: 587-305-032
Mail: vladimirkramorev@gotti.ru